منتديات ,,, اسلامية,,, ثقافية ,,,ادبية,,, تاريخية,,,واجتماعية ,,,عامة
 
الرئيسيةالبوابةمكتبة الصورس .و .جالتسجيلدخول

شاطر | 
 

 إدارة الاجتماعات ( للإداريين ورؤساء المؤسسات)

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
lem_star
عضو برونزي
عضو برونزي


ذكر عدد الرسائل : 152
العمر : 41
الموقع : الجزائر
العمل/الترفيه : مدرس
المزاج : هادئ / مرح
اعلام الدول :
مزاجي :
المهنة :
الهواية :
تاريخ التسجيل : 17/06/2009

مُساهمةموضوع: إدارة الاجتماعات ( للإداريين ورؤساء المؤسسات)   الخميس يوليو 02, 2009 3:16 am

مفهوم الاجتماع ( Meeting ):
هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد
لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.



مظاهر

الاجتماعات الفعالة:
1-
إيضاح الهدف من
الاجتماع قبل انعقاده.
2-
الإعداد
والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع.
3-
وجود جدول
أعمال، وتحديد وقت محدد لكل بند، والتقيد بذلك.
4-
ضبط عملية
النقاش واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات وإضافات مفيدة ذات صلة
وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع.
5-
اقتصار الدعوة
والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.
6- توفير المعلومات والبيانات اللازمة
للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع.
7- تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة
الزمنية المحددة له.
8- الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما
تستدعي الحاجة ذلك.
مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:
1- غياب الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع.
2- تعقيد القضايا السهلة.
3- الاستمرار لمدة طويلة.
4- الكلام والنقاش المطول واستئثار البعض
بالكلام والتحدث.
5- تعطيل القرارات والخطوات التنفيذية.
6- عدم وجود مقرر للاجتماع.
متى
يصبح الاجتماع ضرورياً ؟
الجواب في الحالات
التالية:
1- خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم
اتخاذه.
2-
وجود مشكلة أو
قضية تحتاج إلى رأي جماعي.
3- وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة
والتقويم المستمر.
4- بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم
وتطويره.
5-
الرغبة في
تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أو تغيير قناعاتهم
واتجاهاتهم نحو أمر ما.
6-
الرغبة في
تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.
7- التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء
الاجتماع.
كيفية إنجاح
الاجتماعات:
النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر
فعالية:
قبل
الاجتماع:
1-
قرر فيم إذا كان الاجتماع ضرورياً.
v هل من الممكن
تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلال وسيلة
أخرى غير وسيلة الاجتماعات.
2- حدد أهداف الاجتماع:
v ما تنوي
تحقيقه من الاجتماع.
vالقرارات التي يجب اتخاذها.
vالخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها.
3- أعد جدول
الأعمال:
vادخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة
بأهداف الاجتماع.
vحاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل
اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي.
vرتب بنود جدول الأعمال وفقاً لأهميتها بحيث تجيء
الموضوعات الأكثر أهمية أولاً.
vاجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع
واحد.
vحدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول
الأعمال.
4- اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد
النقاط المهمة في حالة كون هذه
المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة.
5- وزع مقدماً، جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض
للنقاش.
6- اقصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع.
أثناء الاجتماع:
1-
وضح الهدف من
الاجتماع.
2-
احصر الحاضرين
والغائبين عن الاجتماع.
3-
عند البدء في
مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال، افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء.
4-
أتح الفرصة
للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم.
5-
وجه المناقشة
بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة. تقيد بالموضوعات
المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية.
6-
لخص ما استمعت
إليه من نقاط مهمة، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر، وذلك
لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.
7-
التزم بالزمن
المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.
8-
عند الانتهاء
من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع، لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل
إليها.
9-
لخص ما تم
التوصل إليه في نهاية الاجتماع، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من
اتخاذها، حدد من الذي يتخذها، والوقت الكافي لإنجازها.
10-
حدد موعد الاجتماع القادم وهدفه.
بعد الاجتماع:
1-
أعد محضر
الاجتماع ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا، يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل
دقيق لما دار في الاجتماع، وأن يشمل القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع
وتحديد إسنادات العمل وأسماء الأشخاص الموكل إليهم هذه الإسنادات والمواعيد
النهائية لإنجازها. كذلك سجل الموعد والزمن الذي تم تحديده لعقد الاجتماع القادم.
2-
تابع وارصد ما
تم إنجازه من أعمال.
النقاط العملية التالية
ستساعدك في الاستفادة من مشاركتك في الاجتماعات التي يعقدها الآخرون وتدعى لها:
قبل الاجتماع:
1-
اقرأ جدول
الأعمال وملخصات الأوراق، وكن متأكداً من فهمك لأهداف الاجتماع وأعط اهتماماً لبنود جدول الأعمال
التي عليك بصورة مباشرة.
2-
فكر في القضايا
التي يمكن أن تثأر، وخطط للإسهامات التي يمكن أن تقدمها لاجتماع.
3- اصطحب معك المعلومات والبيانات ذات
العلاقة بموضوعات الاجتماع.
أثناء
الاجتماع:
1-
لا حرج عليك أن تجلس بهدوء وأن تنصت لما يقوله الآخرون. تحدث
عندما يطلب منك ذلك، أو لتستوضح أمراً، أو عندما تشعر
بأن لديك إسهاماً جيداً.
2- دون ملاحظاتك حول القرارات وإسنادات العمل التنفيذية التي يتم اتخاذها
وخاصة تلك المتعلقة بك.
بعد
الاجتماع:
1- اقرأ محضر الاجتماع،
أعط اهتماماً خاصاً للمهام التي تتطلب منك اتخاذ خطوات تنفيذية أو أداء معين من
جانبك.
2-
أعد خطة عمل
وحدد فيها ما يجب عليك أن تقوم به، وضع جدولاً زمنياً للتنفيذ، ثم تابع مدى تقدم
اتنفيذ بالمقارنة بالخطة.
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
صافي الورد
عضو برونزي
عضو برونزي


ذكر عدد الرسائل : 216
العمر : 36
العمل/الترفيه : الترفيه
المزاج : عالي
اعلام الدول :
مزاجي :
المهنة :
الهواية :
تاريخ التسجيل : 24/05/2009

مُساهمةموضوع: رد: إدارة الاجتماعات ( للإداريين ورؤساء المؤسسات)   الخميس يوليو 02, 2009 7:29 am

لك جزيل الشكر اخي العزيز

ِعلى هذه الاطروحة الجيدة والمفيدة

لك مني احترامي


تفبل مروري
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
العصماء
المدير العام
المدير العام


انثى عدد الرسائل : 7463
اعلام الدول :
مزاجي :
الهواية :
تاريخ التسجيل : 10/09/2008

مُساهمةموضوع: رد: إدارة الاجتماعات ( للإداريين ورؤساء المؤسسات)   الخميس يوليو 02, 2009 2:20 pm

مشكور اخي
على هذا الطرح
الرائع
تسلم ايدك
يعطيك العافية

_________________









الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
 
إدارة الاجتماعات ( للإداريين ورؤساء المؤسسات)
استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
مملكة العصماء :: المنتديات الاسرية :: منتدى التربية والتعليم-
انتقل الى: